Hãy tham khảo hưỡng dẫn được soạn thảo bởi Michael Gogos, Giám đốc Sản phẩm Bảo vệ Dữ liệu Quest để hỗ trợ các quy trình sao lưu và khôi phục Office 365.

Điều gì đóng vai trò tối quan trọng với lực lượng lao động trên toàn cầu hiện nay? Với lực lượng lao động toàn cầu hiện nay, ngày càng có nhiều tổ chức tận dụng nền tảng đám mây cho mục đích trao đổi và đảm bảo tính liên tục và hiệu suất kinh doanh. Microsoft 365 là một nền tảng hiệu quả được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Làm thế nào để các tổ chức và người dùng cảm thấy tin tưởng rằng hệ thống và dữ liệu của họ được bảo vệ trên nền tảng đám mây này?  

Microsoft Office 365 đã tích hợp nhiều khả năng bảo vệ dữ liệu và tính khả dụng của hệ thống; tuy nhiên, dữ liệu vẫn có nguy cơ bị hỏng hoặc mất do nhiều tình huống không thể lường trước-như nhân viên nội bộ vô tinh chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu, cũng như các truy cập độc hại bên ngoài như vi rút và vi rút mã hóa. Dưới đây là bốn mẹo tăng cường sao lưu và khôi phục Office 365 bạn nên biết.

4 mẹo bảo vệ Microsoft Office 365 không nên bỏ qua

Kiểm soát

Các ứng dụng SaaS và nền tảng đám mây nói chung thường dễ bị ngừng hoạt động và phải đối mặt với các thách thức khôi phục như trung tâm dữ liệu tại chỗ truyền thống. Điều này bao gồm các lỗi cơ sở hạ tầng hoặc các sự cố ngẫu nhiên, cho đến các cuộc tấn công có chủ đích. Để hạn chế các sự cố này, các nhóm CNTT cần sao lưu Office 365 cá nhân. Duy trì nhiều bản sao lưu trên các thiết bị và vị trí khác nhau là một trong những cách bảo vệ dữ liệu tốt nhất trước các cuộc tấn công độc hại. Thực hiện sao lưu Office 365 cá nhân cho phép doanh nghiệp khôi phục dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp đến một vị trí hoặc hệ thống khác, bao gồm tài nguyên tại chỗ. Điều này giúp giảm rủi ro về thời gian ngừng hoạt động, duy trì năng suất và bảo vệ thương hiệu của doanh nghiệp.

Nắm rõ chính sách lưu trữ dữ liệu

Office 365 cung cấp các chính sách lưu trữ dữ liệu, nhưng cần đảm bảo đọc kỹ các điều khoản. Không phải tất cả đều được coi là lưu trữ lâu dài tùy theo yêu cầu của các quy định tuân thủ khác nhau.  Ngoài ra, các chính sách lưu trữ không bảo vệ dữ liệu khỏi các chỉnh sửa vô tình hoặc độc hại. Để tăng cường sao lưu và khôi phục Office 365 của bạn, hãy chuyển sang ứng dụng các giải pháp của bên thứ 3 hỗ trợ chiến lược sao lưu 3-2-1 cho phép doanh nghiệp sao lưu dữ liệu trên các thiết bị riêng biệt và ở các vị trí khác nhau. Điều này giúp đáp ứng các yêu cầu bảo vệ và khả năng khôi phục các tệp hoặc dữ liệu đã bị chỉnh sửa, hỏng hoặc đã bị xóa của bạn. Ngoài ra, không bị giới hạn về thời gian lưu trữ dữ liệu, nên bạn có thể dễ dàng đáp ứng các yêu cầu tuân thủ áp dụng.

Không sử dụng nhóm khả dụng dữ liệu cho mục đích sao lưu và khôi phục hộp thư cá nhân

Mỗi cơ sở dữ liệu hộp thư trong Office 365 đều được lưu trữ trong Nhóm khả dụng cơ sở dữ liệu (DAG) và được sao chép tới các các trung tâm dữ liệu phân tán theo khu vực địa lý trong khu vực. Mọi cơ sở dữ liệu trong hộp thư đều được lưu trữ 4 bản, tuy nhiên, một trong những bản sao này được định cấu hình là bản sao trễ; do đó nó rất dễ bị lỗi do tác động của con người hoặc các tấn công nguy hiểm. Tìm một giải pháp cung cấp cho các nhóm CNTT một cái nhìn chi tiết về các tùy chọn khôi phục giúp họ có khả năng khôi phục dữ liệu – như toàn bộ hộp thư, email cá nhân và bản đính kèm trong email bất cứ khi nào và ở đâu.

Hiểu rõ giá trị các dữ liệu trên Office 365

Thông thường, không chỉ các tệp hoặc email quan trọng, mà các bối cảnh và kết nối với email và các tệp này cũng chứa các dữ liệu khác. Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng xây dựng lại bối cảnh khi bạn chỉ có những tài liệu hoặc đoạn trao đổi riêng lẻ? Đây là nơi bắt nguồn giá trị doanh nghiệp thực sự trong Office 365. Hãy xem xét Microsoft Teams, một trong những ứng dụng hiệu suất và kết nối phổ biến nhất mà các tổ chức sử dụng. Ứng dụng Teams cho phép các đồng nghiệp chia sẻ và kết nối tài liệu, wiki cũng như giao tiếp qua các cuộc trò chuyện và cuộc họp video. Nếu chỉ bảo vệ các tài liệu hoặc bản ghi trò chuyện mà không lưu trữ các bối cảnh liên quan của cấu trúc, kết nối và lịch sử của Teams, có nghĩa là giá trị doanh nghiệp của những ngữ cảnh đó không được bảo vệ.

Kết luận

Các doanh nghiệp cần phải có hiểu biết toàn diện về toàn bộ dữ liệu trên Office 365 và điều gì khiến các dữ liệu này trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp. Khi nhận ra và có kiến thức vững chắc về bối cảnh của tất cả dữ liệu này, tổ chức có thể triển khai các quy trình sao lưu và khôi phục mạnh mẽ trên Office 365.